Standaard of maatwerk software?

LEES

We krijgen vaak de vraag wat de beste aanvliegroute op het gebied digitalisering vraagstukken bij middelgrote bedrijven. Het komt regelmatig voor dat het woord ´maatwerk´ een zware lading heeft. Anderzijds komt het ook vaak voor dat een standaardoplossing niet voldoende aansluit bij de ambities van de organisatie en dat er nieuwe werkwijzen gecreëerd worden die buiten de standaard oplossingen vallen in zoals wij die noemen; super Excels. Dit zijn grote, vaak complexe excel sheets waar de processen die tussen wal en schip belanden in worden afgevangen.

In dit kennisartikel geven we graag meer inzicht over wanneer standaardoplossingen een goed idee zijn, wanneer maatwerk beter aansluit of wanneer er beter voor een hybride oplossing gekozen kan worden.

De mogelijkheden

Er zijn verschillende mogelijkheden om werkprocessen binnen de organisatie te automatiseren en eenvoudiger in te richten. Hieronder hebben we een korte toelichting beschreven over de verschillende smaken die er zijn.

Standaard software

Een standaardoplossing is kant-en-klaar en voor veel mensen beschikbaar. Er wordt vaak betaald aan de hand van licentiekosten om het te gebruiken en valt vaak niet volledig op maat af te stemmen op de organisatie. De workflows zijn in de meeste gevallen wel uitgedacht en zouden in de meeste gevallen goed aan moeten sluiten op de kernprocessen.
Voordelen

Vaak voordeliger Omdat de ontwikkelkosten verspreid worden over alle klanten van de leverancier zijn de standaardpakketten vaak voordeliger in gebruik en betaal je vaak per gebruiker

Gelijk beschikbaar
Het ontwikkelwerk is al gedaan en er zijn meerdere bedrijven die hier gebruik van maken.

Functionaliteiten
Vaak bevat een standaardoplossing ook aanvullende functionaliteiten die processen kunnen verbeteren waar men eerder niet bewust van was.
Doorontwikkeling
De leverancier van de software ontwikkeld in de meeste gevallen vaak door aan de software en update deze met nieuwe functionaliteiten.

Nadelen

Sluit niet helemaal aan op de processen
Wat we vaak terugzien in de vraagstukken waar wij mee te maken krijgen is dat een standaardoplossing vaak niet 100% aansluit op alle werkprocessen binnen de organisatie waar extra efficiëntie behaald kan worden.
Onnodig gecompliceerd
Vooral de grotere pakketten bevatten zoveel modules dat je door een oerwoud van functionaliteiten heen moet. Hierdoor is het pakket lastig in gebruik, wat resulteert in meer trainingen en consultancy uren vanuit de leverancier.
Geen grip en controle
De leverancier heeft alle macht over het pakket. Wanneer deze ermee stopt, of gaat focussen op een andere sector waardoor er minder aandacht is voor de processen binnen jullie specifieke bedrijf of sector is daar geen invloed op uit te oefenen.

Maatwerk software

Een maatwerkoplossing wordt volledig op maat gemaakt aan de hand van werkprocessen en voorstellen tot verbetering daarvan. Aan de hand van BPMN Schema´s, een database diagram en backlog wordt ervoor gezorgd dat het pakket voor 100% voldoet aan de functionele eisen van de organisatie. Vaak wordt dit ook verder getrokken dan dat en door een goed softwarebureau ook gekeken naar voorstellen tot verbetering hiervan.

De ontwikkelde software werkt vaak snel indien er de juiste keuze gemaakt wordt voor een goede ontwikkel stack en ontwikkelproces.

Voordelen

Sluit 100% aan
Maatwerk software sluit 100% aan op de processen binnen de organisatie en er zijn vaak verdere automatiseringen mogelijk dan bij een standaardpakket. Mochten er nieuwe processen bijkomen binnen de organisatie kunnen deze erbij ontwikkeld worden.
In eigen controle & beheer Geen afhankelijkheid van externe leveranciers, in principe is er de mogelijkheid om ook met een eigen ontwikkelteam de software door te ontwikkelen.
Concurrentievoordeel Vanwege verdergaandere automatiseringen waardoor er meer efficiëntie behaald kan worden dan bij de concurrent. Er zijn talloze voorbeelden waarbij bedrijven middels dergelijke ontwikkelingen een gehele markt hebben weten te verstoren (AirBNB, Uber, 24/7Tailorsteel.

Snellere doorontwikkeling Indien er een functie bij moet komen gaat dit vaak vlotter dan de aanvraag indienen bij een regulier softwarepakket.

Nadelen
De initiële kosten liggen vaak hoger Omdat er inspanningen nodig zijn door ontwikkelaars liggen de initiële kosten vaak hoger, mede omdat de kosten voor de ontwikkeling niet gedeeld wordt onder meerdere gebruikers van het pakket

Duurt initieel langer Omdat het tijd kost om de werkprocessen in kaart te brengen en de software zelf te ontwikkelen. Over het algemeen kun je rekening houden met een doorlooptijd van minimaal 4 weken tot een half jaar.

Startpunt; waar wil je heen?

Er zijn verschillende startpunten waar je vandaan kan komen, de startpunten die wij in de afgelopen jaren tegengekomen zijn, zijn:

A) Naar een landschap met vooral standaardoplossingen
B) Standaardoplossingen met maatwerk toevoegingen
C) Volledige maatwerkoplossing
D) Modernisering van verouderde (legacy) software

A) Een landschap met vooral standaardoplossingen

Wanneer er momenteel al gebruik gemaakt wordt van verschillende standaard oplossingen binnen de organisatie waarin de werkprocessen naar tevredenheid afgevangen worden adviseren we eigenlijk altijd om hierbij te blijven. Dit komt omdat een maatwerk ontwikkelingen in dergelijke gevallen niet veel zin heeft en een softwarebureau er niet voor zou moeten zijn om het wiel opnieuw uit te vinden.

Vaak is een gezonde structuur terug te vinden in het volgende:
Stabiel ERP / Financieel pakket (bijvoorbeeld Exact, Unit4, AFAS) Als basis waarin zoveel mogelijk data terechtkomt.
Uitgebreid CRM pakket (bijvoorbeeld Hubspot, Salesforce, branchespecifieke CRM software) Uitbreidingen die niet (goed genoeg) werken binnen het bestaande ERP pakket. Je ziet terug dat er veel partijen zijn die veel waarde weten toe te voegen binnen dergelijke CRM systemen die het ERP pakket niet heeft
Aanvullende standaardoplossingen
(bijvoorbeeld een pakket voor de pakbonnen, urenregistratie, etc.) die niet voldoende afgevangen worden binnen het ERP of CRM pakket.
In bovenstaand geval bestaan er vaak connectoren tussen de verschillende systemen die geleverd worden door de leverancier. Dit koppelt bijvoorbeeld het CRM pakket, na een goedgekeurde offerte naar een factuur binnen het facturatiesysteem. Staat deze koppeling hier nou niet bij, dan zou er veel winst behaald kunnen worden door een extern softwarebureau in te schakelen om deze (handmatige) processen weg te automatiseren door koppelingen te leggen.

B) Standaardoplossingen met maatwerk toevoegingen

We zien ook vaak terug dat er gebruik gemaakt wordt van een hybride vorm van standaard oplossingen en maatwerk toevoegingen.
In veel gevallen wordt 80% van de functionaliteit dan afgevangen door degelijke, welbekende standaardoplossingen. De 20% van de functionaliteit van de werkprocessen die niet afgevangen wordt is dan op maat ontwikkeld.
In bovenstaand geval koppel je dan via de API’s van desbetreffende standaardoplossing. Het is ook vaak van belang dat de leverancier van de standaardoplossing een goed en wel gedocumenteerde API heeft. Dit maakt het koppelproces eenvoudiger.

C) Volledige maatwerkoplossing

Zoals eerder vermeld in dit artikel kan het ook relevant zijn om een maatwerk oplossing te ontwikkelen, enerzijds sluit het systeem dan voor 100% aan op de functionele behoefte en anderzijds is het ook waardevol om het systeem volledig in eigen beheer te hebben.
Bij het selecteren van een ontwikkelpartner voor een dergelijk traject is het van belang dat de ontwikkeling in overzichtelijke stukken gebeurt. Iedereen kent de verhalen dat er een compleet systeem ontwikkeld wordt die achteraf niet aan de verwachtingen voldoet.
Daarom is het van belang om altijd voorafgaand aan een ontwikkeltraject een inventarisatie te laten uitvoeren van de te ontwikkelen software.
Op basis van het functioneel plan, werklijst (backlog aan de hand van user stories), database diagram en uitgewerkte werkprocessen (BPMN schema’s) kan er dan een nauwkeurige inschatting worden gedaan.
Een inventarisatie neemt, afhankelijk van de grootte van het project zo’n 8 - 16 uur op locatie en 8-16 uur aan uitwerking op kantoor in beslag.
Nadat de inventarisatie is gedaan kan er dus een uitvraag gedaan worden bij verschillende aanbieders. Bij het selecteren van een software partij zijn er een aantal zaken van belang die we uitgewerkt hebben in dit blogartikel.

Conclusie

In essentie gaat het erom dat je geholpen wordt in je processen waar de uitdagingen liggen en je vanuit daar tijdswinst weet te halen. In veel gevallen kun je het beste uit de voeten met een standaardoplossing. Wanneer er dan processen aan het licht komen die niet afgevangen worden binnen het huidige systeem, en die de leverancier ook niet van plan is om erbij te ontwikkelen, kan een hybride vorm ook een uitkomst bieden. Hierbij ontwikkel je maatwerk bovenop het standaardpakket wat de doorlooptijd versnelt en je de kern van je bedrijf bij een leverancier hebt zitten die continu doorontwikkeld.
Wanneer processen complexer worden, of wanneer je je niet aan wilt passen om de controle te houden en bijvoorbeeld concurrentievoordeel te halen zou je ook voor een volledige maatwerk oplossing kunnen gaan waarin je al je processen afvangt. Dit duurt echter wel langer en kost meer, maar dan weet je zeker dat je niet tegen de limitaties van je standaardoplossing aanloopt in de toekomst. Het is dan wel van belang dat je kiest voor een bureau met voldoende ervaring, goede ontwikkeltaal en juiste werkwijze.